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Datenschutz

Datenschutzerklärung (VHCS)

Stand: 01.01.2026
Der Verband für Hypnose & Coaching Schweiz (VHCS) nimmt den Schutz deiner Personendaten ernst. Wir bearbeiten Personendaten transparent, zweckgebunden und nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, revDSG).

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1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung:
Verband für Hypnose & Coaching Schweiz (VHCS)
Sitz: Gossau SG, Schweiz
Adresse: [Wilerstrasse 1 9200 Gossau SG]
E-Mail:  admin.vhcs@bluewin.ch 
Telefon: 079 / 827 36 75

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2. Welche Personendaten wir bearbeiten

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Je nach Kontakt/Beziehung bearbeiten wir insbesondere:

Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum (optional)

Mitgliedschaftsdaten: Kategorie, Eintritt/Austritt, Beiträge, Funktionen, Teilnahme an GV/Events Zertifizierungsdaten: Aus- und Weiterbildungsnachweise, Praxis-/Fall logs (anonymisiert), CPD-Nachweise, Supervisionsbestätigungen, Entscheidungen/Status (z.B. „zertifiziert“)Kommunikationsdaten: E-Mails, Anfragen, Korrespondenz Abrechnungsdaten: Rechnungen, Zahlungseingänge, Buchungs-/Beleg daten Website-/Nutzungsdaten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Gerät/Browser (Server-Logs)

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3. Zwecke der Datenbearbeitung

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Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

  1. Vereinsbetrieb: Mitgliederverwaltung, Einladungen, Organisation von Versammlungen, Community-Aktivitäten

  2. Zertifizierung & Qualität: Prüfung von Anträgen, Rezertifizierung, CPD-Kontrolle, Qualitätssicherung

  3. Weiterbildung & Events: Anmeldung, Durchführung, Teilnahmebestätigungen, CPD-Ausweise

  4. Registerführung: Führen eines Mitglieder- und/oder Zertifizierten Registers (intern/öffentlich)

  5. Kommunikation: Beantwortung von Anfragen, Versand von Infos/Newslettern (wenn abonniert)

  6. Finanzen: Beitragserhebung, Rechnungsstellung, Buchhaltung

  7. Sicherheit & Rechtsdurchsetzung: Missbrauchsprävention, Durchsetzung von Ansprüchen, Abklärung von Beschwerden

Eine transparente Information über die Datenbearbeitung ist nach DSG zentral.

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4. Besonders schützenswerte Personendaten

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In Einzelfällen können im Rahmen von Beschwerden, Ethikverfahren oder Supervision Informationen anfallen, die als besonders schützenswert gelten können (z.B. Gesundheitsbezug). Solche Daten bearbeiten wir nur, soweit erforderlich, mit stark eingeschränktem Zugriff und – wo nötig – mit ausdrücklicher Einwilligung oder einem gesetzlichen/überwiegenden Rechtfertigungsgrund.

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5. Herkunft der Daten

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Wir erhalten Personendaten:

direkt von dir (Formulare, E-Mail, Telefon, Mitgliedsantrag, Zertifizierungsantrag), oder

von Dritten, wenn du dies veranlasst hast bzw. es für die Prüfung nötig ist (z.B. Ausbildungs-/Teilnahmebestätigungen, Supervisor:innen-Bestätigungen).

6. Weitergabe von Personendaten

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Wir geben Personendaten nur weiter, wenn das für die genannten Zwecke erforderlich ist, z.B. an:

Dienstleister (IT/Hosting, E-Mail/Newsletter, Buchhaltung/Abrechnung, Event-Tools), jeweils mit vertraglicher Verpflichtung zu Datenschutz und Vertraulichkeit​Trainer:innen/Supervisor:innen/Reviewer:innen im Rahmen von Ausbildung, Supervision oder Zertifizierungsprüfungen (nur erforderliche Informationen)Behörden/Gerichte, wenn wir dazu verpflichtet sind.

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Wichtig (Mitgliederlisten): Die Bekanntgabe von Mitgliederdaten (z.B. Adresslisten) an andere Mitglieder ist grundsätzlich nur zulässig, wenn dafür eine klare Grundlage besteht – in der Praxis meist Einwilligung und klarer Zweck (z.B. Vereinsaktivitäten, nicht Marketing).

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7. Register (öffentlich/intern) und Einwilligung

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Sofern der VHCS ein öffentliches Zertifiziertenregister führt, veröffentlichen wir nur mit deiner Einwilligung typischerweise:

Name, Ort (optional), Zertifizierungsstatus/Stufe, Zertifikatsbereich (Hypnose/Coaching/Kombi)optional: Website/Profil-Link, Kontaktmöglichkeit, Schwerpunkte (wenn von dir geliefert)

Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen; der Eintrag wird dann innert angemessener Frist angepasst/entfernt (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).

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8. Bekanntgabe ins Ausland

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Je nach eingesetzten Dienstleistern (z.B. Hosting, Newsletter, Cloud) können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden. In diesen Fällen stellen wir durch geeignete Massnahmen (z.B. vertragliche Schutzklauseln, Auswahl seriöser Anbieter, Zugriffsbeschränkungen) ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

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9. Website, Cookies und Tracking

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Unsere Website kann technisch notwendige Cookies verwenden. Sofern Analyse-/Marketing-Tools eingesetzt werden (z.B. Analytics, Social Media Plugins), informieren wir darüber auf der Website (Cookie-Banner/Tool-Liste) und holen – wo erforderlich – eine Einwilligung ein.

(Falls ihr aktuell keine Tracking-Tools nutzt: Diesen Absatz kann man stark kürzen.)

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10. Aufbewahrungsdauer

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Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist, insbesondere:

Mitgliedschaftsdaten: Dauer der Mitgliedschaft + angemessene Nachfrist Finanz-/Belegdaten: gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (typisch bis zu 10 Jahre)Zertifizierungsunterlagen/CPD: solange Zertifizierung gilt + Rezertifizierungszyklen; bei Beendigung nach definierten Fristen, sofern keine Pflichten/Verfahren entgegenstehen

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11. Datensicherheit

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Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, z.B. Zugriffsbeschränkungen, Rollen-/Berechtigungskonzepte, Vertraulichkeitsverpflichtungen, sichere Ablage/Übertragung und Backup-Strategien.

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12. Rechte betroffener Personen

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Du hast nach DSG insbesondere das Recht auf:

Auskunft, ob und welche Personendaten wir über dich bearbeiten Berichtigung unrichtiger Daten Löschung, soweit keine Pflicht/kein überwiegender Grund entgegen steht weitere Rechte gemäss DSG (z.B. je nach Fall Herausgabe).

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Anfragen richtest du bitte an: [datenschutz@vhcs.ch]. Zur Identifikation können wir einen geeigneten Nachweis verlangen.

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13. Kontakt und Aufsicht

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Wenn du Fragen hast, kontaktiere uns bitte zuerst. Du kannst dich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten   wenden.

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14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

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Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Prozesse, Tools oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.

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